Coronavirus và công việc từ xa - Làm thế nào để bắt đầu?

Coronavirus hoặc CoVid-19 đã gây nguy hiểm và thật không may, có vẻ như các quốc gia không thể dễ dàng chứa nó. Bên cạnh những trường hợp tử vong và nhiều bất tiện, đại dịch cũng nhanh chóng thay đổi cách chúng ta tương tác với nhau. Không có giao hàng liên lạc nào chỉ là một ví dụ và tôi tin rằng các giải pháp như vậy sẽ tăng lên để giảm bớt tác động tiềm tàng của bất kỳ trường hợp tương tự nào trong tương lai.

Bạn có thể làm gì để đảm bảo doanh nghiệp không dừng lại?

Phản ứng rõ ràng với CoVid-19 là công việc từ xa đối với hầu hết các công ty. Nhưng rất ít doanh nghiệp thực sự có kinh nghiệm trong đó, hầu hết chỉ mới bắt đầu và thậm chí không biết phải làm gì và làm như thế nào. Thách thức phụ thuộc vào việc sắp xếp công việc từ xa, hoàn toàn trái ngược với những gì chúng ta đã được xã hội hóa để làm.

Chúng tôi được xây dựng để tương tác với nhau và hầu hết các hoạt động kinh doanh của chúng tôi được xây dựng dựa trên việc tạo niềm tin bằng cách gặp gỡ và nói chuyện với nhau. Bắt tay và cảm nhận các cử chỉ. Chúng tôi tại abilityMatrix đã làm công việc từ xa trong tám năm qua và bán hàng từ xa trong hai năm trước. Khi chúng tôi cố tình làm các bản demo, các cuộc họp từ xa, chúng tôi đã có kinh nghiệm trong việc hỗ trợ công nghệ và làm thế nào bạn có thể bắt chước sự hiện diện vật lý (một phần), tạo niềm tin và thậm chí có cùng tâm trạng như ở trong cùng một phòng.

Chúng tôi đã thu thập một số thực tiễn tốt nhất của chúng tôi được phát triển qua nhiều năm làm việc từ xa. Điều này bao gồm các công nghệ hỗ trợ công việc từ xa và bán hàng từ xa.

Những thứ cơ bản

  1. Công việc từ xa không phải là 9 trận5. Công việc từ xa đơn giản là không vận hành theo cách này. Phân công nhiệm vụ và thời hạn, ước tính công việc cần thiết và bàn giao các nhiệm vụ.
  2. Có quản lý nhiệm vụ / quản lý dự án / quản lý dự án thích hợp. Mọi người không ở trong cùng một phòng, do đó sự phối hợp sẽ đòi hỏi một số nỗ lực thêm. Hy vọng rằng, bạn đã có một hệ thống như vậy tại chỗ. Nếu không, đây là thời điểm tuyệt vời để bắt đầu với một cái gì đó. Bước nhỏ nhất có thể là một bảng Trello. Chúng tôi sử dụng Breeze để theo dõi các dự án, nhiệm vụ và giờ. Có rất nhiều giải pháp ngoài kia, rẻ nhất có lẽ là một Bảng Excel hoặc tệp Google Sheets.
  3. Công việc từ xa có thể khiến bạn bị cô lập. Bạn có thể trở nên cô đơn, thậm chí có thể chán nản nếu làm việc từ xa lâu. Chúng tôi khuyên bạn nên đến quán cà phê, địa điểm coworking, ngay cả khi chỉ trong một ngày, nhưng do CoVid, đây không phải là giải pháp phù hợp vào lúc này. Mặt khác, những gì có thể làm việc là sử dụng Discord. Discord là nền tảng dành cho chơi game trực tuyến, nhưng nó cũng có thể tuyệt vời cho các đội từ xa. Bạn luôn có thể trực tuyến, và nó có thể cho bạn cảm giác như ở trong cùng một phòng.
  4. Mỗi cuộc họp hoặc cuộc gọi nên là một cuộc gọi video. Cuộc gặp mặt trực tiếp không thể được thay thế. Nó không giống nhau, nhưng cuộc gọi video là gần nhất bạn có thể nhận được. Nếu có một vấn đề đòi hỏi nhiều hơn là một tin nhắn văn bản ngắn trên kênh nhắn tin tức thì, hãy biến nó thành một cuộc gọi video. Mọi người dễ dàng thể hiện bản thân hơn, nhìn vào các mô phỏng, một số tín hiệu phi ngôn ngữ.
  5. Nếu bạn có một cuộc gọi video, hãy đảm bảo rằng tất cả mọi người đang sử dụng video và không chỉ nói chuyện. Một số tình huống đặc biệt sang một bên, thật thô lỗ khi là một kẻ ngớ ngẩn - ít nhất là vẫy tay khi bắt đầu cuộc họp.
  6. Thực hiện cuộc gọi video hàng ngày. Mỗi ngày, như đứng lên hàng ngày, hãy thực hiện một cuộc gọi ngắn 10 phút 15 phút với nhóm của bạn. Nó phải là một cuộc gọi video một lần nữa. Nó giúp nhóm của bạn gel và cung cấp cho nó một văn phòng tại nhà cho tất cả mọi người, và nó có thể là một cuộc trò chuyện bắt đầu tốt. Con chó của bạn bên cạnh bạn, một bức tranh trên tường, hoặc chỉ là những tấm màn. Cố gắng nhường chỗ cho những cuộc nói chuyện nhỏ và những câu chuyện cười.
  7. Có một nền tảng nhắn tin tức thời cho mục đích công việc. Mọi người đều có câu hỏi có thể yêu cầu câu trả lời nhanh chóng, ngay lập tức. Hoặc bạn không muốn viết email. Chúng tôi sử dụng Slack cho việc này và chúng tôi có một kênh chuyên dụng để đưa vào bất cứ điều gì bạn muốn. Tất cả các kênh khác là dành cho công việc và các cuộc thảo luận liên quan đến dự án. Tuy nhiên, trong kênh ngẫu nhiên trực tuyến của chúng tôi, bạn có thể tự do đăng bất cứ điều gì từ hài hước đến thái quá hoặc chỉ gây sốc. Hoặc các vấn đề hàng ngày của bạn, như làm thế nào tôi có thể tự lắp ráp tủ quần áo IKEA này?
  8. Tất cả điều này là kỳ lạ khi bắt đầu, vì vậy hãy kiên nhẫn. Cố gắng tuân thủ các quy tắc này vì nó được xây dựng dựa trên kinh nghiệm lâu năm của chúng tôi về những gì hoạt động và những gì không.
  9. Có niềm tin. Mọi người sẽ làm việc. Công việc là đam mê và tự thực hiện. Nếu họ không muốn làm việc, họ sẽ không làm việc tại văn phòng tại nhà và họ cũng sẽ tìm cách trốn tránh công việc trong văn phòng. Sự khác biệt duy nhất sẽ là những người không biểu diễn không thể che giấu được nữa. Vì vậy, bất cứ ai làm việc kém hiệu quả không phải là kết quả của công việc từ xa. Bạn thấy đó là sự khác biệt.

Các tiện ích mở rộng

Ở đây chúng tôi đã cố gắng bao gồm tất cả những điều mà bạn thường làm với khách hàng. Làm thế nào để làm điều đó khi bạn không thể gặp nhau, hoặc bạn muốn làm điều đó từ xa? Hội thảo, thuyết trình, bảng trắng, các cuộc họp được tạo điều kiện.

  1. Thuyết trình. Để giữ khả năng nhìn thấy khuôn mặt, hãy đảm bảo sử dụng hai màn hình. Nếu bạn đang sử dụng máy tính xách tay, hãy biến TV của bạn thành màn hình thứ hai, một màn hình để thuyết trình, màn hình kia cho người tham gia cuộc gọi video. Bằng cách này, bạn có được cảm giác tương tự khi nhìn vào những người tham gia và nói chuyện với họ.
  2. Nếu bạn đang thực hiện một cuộc biểu tình bán hàng, có hai tài khoản độc lập. Sử dụng một tài khoản để trình bày và một tài khoản khác để xem các khuôn mặt (và bản trình bày). Đây là một cách giải quyết tốt cho các tình huống khi bạn không có hai màn hình và cũng thêm tùy chọn điều khiển màn hình điều khiển trực tiếp cho bài thuyết trình trực tiếp của bạn. Bạn sẽ thấy những gì bên kia nhìn thấy; do đó, nếu bạn thấy một vấn đề, mọi người khác đều thấy nó.
  3. Bảng trắng. Có các giải pháp bảng trắng kỹ thuật số mà bạn có thể tích hợp vào cuộc gọi của mình bằng cách chia sẻ màn hình. Một số ví dụ: Microsoft, AWW, Miro. Phiên bản cao cấp hơn là có bảng trắng thực tế (trong phòng họp hoặc tại nhà) và một máy ảnh đặc biệt. Tôi phải thừa nhận chúng tôi đã lên kế hoạch lái thử nó trong năm nay, nhưng chưa thử điều này. Dựa trên nghiên cứu của chúng tôi, chúng tôi tin rằng đây là giải pháp tốt nhất hiện nay, nhưng chúng tôi không có kinh nghiệm thực tế. (máy ảnh cho bảng trắng)
  4. Ứng dụng Microsoft Office 365 hoặc Google. Bất cứ khi nào bạn có một cuộc họp hoặc một cuộc gọi về một tài liệu, hãy sử dụng một tệp được chia sẻ mà mọi người đều có thể làm việc. Đôi khi, nó có thể thay thế cách tiếp cận bảng trắng hoặc cách máy chiếu. Cách máy chiếu là một phương pháp khi bạn chiếu một tệp lên màn hình lớn và mọi người đang cố gắng hướng dẫn bạn nơi cần tìm và những gì cần thay đổi. Với các tệp được chia sẻ, thật dễ dàng: bạn làm nổi bật nó và mọi người đều thấy nó cùng một lúc.

Nghi thức xã giao

  1. Tắt mic cho cuộc gọi video khi không nói. Thật không vui khi nghe tất cả các âm thanh nền.
  2. Sử dụng tai nghe. Một số máy tính tạo ra tiếng vang khi trên loa. Kiểm tra của bạn và nếu người khác phàn nàn về hiệu ứng tiếng vang, hãy sử dụng tai nghe. Thông thường, chỉ cần một cặp tai nghe tiêu chuẩn, thậm chí không có mic, có thể làm nên điều kỳ diệu.
  3. Nếu hệ thống hội nghị cuộc gọi video / web cho phép, hãy sử dụng chức năng nâng cao tay của bạn; nếu không, tắt tiếng / bật mic của bạn nhanh chóng một vài lần. Nó có lẽ là tín hiệu ít tích cực nhất và dễ nhận biết (chúng tôi sử dụng tín hiệu này với Wherwise).
  4. Chọn một nền tảng cuộc gọi video được cài đặt sẵn cho mọi người tham gia hoặc hoàn toàn không yêu cầu cài đặt. Đây là lý do tại sao chúng tôi thích hơn vì nó chạy từ trình duyệt Chrome và không cần cài đặt. Nếu mọi bên sử dụng Microsoft Teams hoặc Webex hoặc Zoom, hãy chọn điều đó.
  5. Với khách hàng, luôn đảm bảo các chi tiết công nghệ được kiểm tra TRƯỚC KHI cuộc gọi. Hoặc có một cuộc gọi thử nghiệm kỹ thuật 5 phút 10 phút vào ngày hôm trước, hoặc thực hiện một số khả năng thử nghiệm tự phục vụ. Nếu bạn đang sử dụng cùng một nền tảng, lặp đi lặp lại, điều này có thể không cần thiết.
  6. Luôn bao gồm liên kết conf video trong lời mời lịch. Thêm một mô tả chi tiết nếu bạn nghĩ rằng nó sẽ cần thiết và một số điện thoại khẩn cấp để được hỗ trợ kỹ thuật.

Các công cụ được liệt kê trong bài viết này:

  1. Trong đó: nền tảng chuyển tiếp của chúng tôi cho các cuộc gọi video. Không cần cài đặt, chỉ cần nhấp và đi.
  2. Chậm
  3. Gió nhẹ
  4. Trello
  5. Máy ảnh bảng trắng vật lý Kaptivo
  6. Văn phòng 365
  7. ứng dụng Google
  8. Bất hòa
  9. Ứng dụng bảng trắng: Microsoft, AWW, Miro

Tôi hy vọng hướng dẫn thiết lập nhanh này sẽ giúp bạn khởi động những nỗ lực làm việc từ xa của mình. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, hãy cho chúng tôi biết, chúng tôi rất vui lòng thực hiện cuộc gọi từ đó để giúp bạn Và nếu bạn nghĩ rằng đã đến lúc thay đổi trò chơi bán hàng của mình thành bán hàng hoàn toàn từ xa, chúng tôi cũng sẵn sàng giúp đỡ .